یکی از پیچیده ترین امور برای کسب و کارها و سازمانها نگهداری سوابق مکاتبات اداری جهت سهولت دسترسی و ارایه پاسخهای بهموقع به طرفهای تجاری و غیر تجاری بوده و علیرغم پیشرفت ارتباطاتی مشکل به شکل گستردهای در سازمانهای خصوصی و دولتی دو چندان شده است.راهکار اتوماسیون اداری منطق این امکان را برای سازمان بوجود می آورد که بدون حضور فیزیکی در محل سازمان در هر لحظه و در هر کجا به نامهها و ارجاعات خود دسترسی داشته و تمامی فرآیندهای سازمان را کنترل نمایند.
دبیرخانه: تعریف اشخاص سازمانها و واحدهای طرف مکاتبه
ثبت خودکار شماره اندیکاتور (دبیرخانه) با امکان تعیین پیشوند و پسوند برای شماره دبیرخانه