فضای مجازی و امنیت اسناد دیجیتال

در عصر دیجیتال چالش‌های تازه‌ای پیش روی مدیران قرار دارد که گاهی در تضاد با اصول و مبانی کلاسیک مدیریت قرار می‌گیرد. چراکه تعاریف اصولی که مبنای عمل و ارزیابی بوده‌ تغییر کرده‌اند. یکی از عمده‌ترین این تغییرات در تعاریف امنیت است. 

امنیت اطلاعات و حفاظت از اسرار سازمانی همواره ذهن مدیران را مشغول ساخته است. ساخت صندوق‌های ایمنی و سازوکار حفاظتی برای نگهداری از اسناد کاغذی صنعتی گسترده را پدید آورده است. مراقبت از اسناد کاغذی چندان مشکل نیست اما هرچه این امنیت را بالاتر ببریم هزینه و زمان دسترسی را افزایش داده‌ایم. با پیدایش رایانه‌ها و ظهور نوع تازه‌ای از سند به نام سند دیجیتال کار ویرایش دسترسی صدور و انتقال اسناد ساده و مکانیزه شد. 

هم‌زمان با این دگرگونی‌ها نوع تازه‌ای از تخلفات نیز مشاهده شد و مسئله امنیت اسناد دیجیتالی مطرح شد. همچنین مشکلات اعتبارسنجی و امضای دیجیتال مقوله‌ای بود که مدیران را بیش‌ازپیش از الکترونیکی کردن اسناد حساس و دارای اعتبار حقوقی منصرف کرد. برای حل این مشکل سه راهکار وجود دارد. طراحی سیستم اطلاعاتی به‌صورت درست و منطبق با نیاز سازمان آشنا کردن کارکنان با مفاهیم فناوری اطلاعات و آموزش کار با رایانه مقابله با تخلفات دیجیتال و بالا بردن امنیت داده‌ها از جمله این راهکارهاست.