ارسال اسناد به صورت فیزیکی در سازمان ها امری زمان بر و ناامن است. اشتراک گذاری و آرشیو اسناد به صورت آنلاین از امنیت بیشتری برخوردار است و همچنین باعث تسریع کارها و چابک تر شدن سازمان می شود، ولی این امر به دلیل هزینه های بالای راه اندازی و نگهداری فایل سرور تبدیل به چالش بزرگی برای کسب و کارها شده است. قابلیت کاربردی دیگری از نکسفون که در کنار تمام امکانات این تلفن ثابت سازمانی ارائه می شود، فضای ذخیره سازی نامحدود و امکان ارسال آنلاین فایل ها بر بستر ابری است: